Comme je l’ai déjà précisé précédemment, j’ai effectué ma dernière année de Master en alternance en tant qu’assistante communication & marketing au siège de la région Est de l’entreprise Point.P, qui fait partie du groupe Saint-Gobain.

Lors de cette expérience, mes responsables m’ont confié des missions de communication digitale, mais également de communication globale et d’événementiel.

Ainsi, j’ai pu organiser de A à Z le gala de fin d’année pour remercier les clients, auquel 1 000 personnes ont participé (autant des clients des 48 agences du groupe, que des membres des équipes internes). Nous allons voir en détail les étapes que j’ai suivies pour y arriver.

1. Suivi de l’évolution du nombre de participants

Comme l’événement devait avoir lieu en novembre, l’entreprise avait bien avancé dans la constitution de la liste de participants, aussi bien parmi les équipes en internes, que les clients. Ma mission a été de garder continuellement à jour ces listes en ayant un contact régulier avec les différentes agences à ce sujet. Cela permettait de prévoir au mieux le transport, le dîner, les coûts, et de vérifier que le nombre maximum de personnes n’était pas dépassé.

2. La gestion des moyens de transport

A mon arrivée, le lieu du gala avait déjà été choisi et réservé, ce qui est tout à fait normal car la préparation d’un événement d’une telle ampleur doit commencer au moins 1 an avant afin que cela soit fait au mieux (celui-ci devait se dérouler en novembre). L’entreprise avait donc décidé d’offrir une soirée spectacle au Royal Palace de Kirrwiller à ses clients.

Etant donné que les agences du groupe CIBOMAT (constitué des entreprises Point.P, Lehmann Matériaux et Matter) sont réparties dans toute la région Est, mon responsable m’a confié la mission de l’organisation de tous les moyens de transport dès mon arrivée. Il s’agissait alors de comptabiliser le nombre de personnes participantes par agences, de contacter les compagnies de bus qui desservaient les zones dans lesquelles se trouvaient les magasins concernés, et de leur demander leurs disponibilités ainsi qu’un devis en échange des différentes informations que je leur transmettais (date, lieu, point de départ, nombre de personnes, horaires, etc.).

Lorsque je recevais le devis et que mon responsable le validait, je m’occupais de confirmer notre commande et de lancer le règlement de l’acompte si celui-ci était demandé. Nous avions ensuite désigné des responsables de bus dans nos équipes, afin que ceux-ci s’occupent des clients.

De plus, je me suis assurée quelques jours avant l’événement que les compagnies avaient bien pris en compte notre demande et j’ai été le contact référent des chauffeurs ainsi que des responsables de bus le jour J pour gérer les arrivées, mais aussi les éventuels problèmes.

3. Les préparatifs du dîner

De la même façon que pour le choix du lieu ou la liste de participants, le menu avait déjà été fixé avec l’établissement. Cependant, je me suis occupée de prendre en notes dans un fichier Excel les choix des invités (viande, poisson ou végétarien) en collaborant avec les 49 agences.

4. Aménagement de l’espace le jour J

Tout d’abord, j’ai été missionnée de faire refabriquer des kakémonos aux couleurs des entreprises du groupe par notre prestataire, afin d’en avoir assez pour décorer tout l’espace qui était mis à notre disposition. Ensuite, il s’agissait de rassembler l’ensemble des éléments (kakémonos, banderoles, etc.) qui étaient nécessaires. Pour finir, avec l’aide de mon responsable et de nos chefs de marché, nous avions aménager l’espace que nous avions privatisé.